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Interview: Erfolg dank Pflichtenheft?Klick zu Link 
Die Einführung eines neuen ERP-Systems bedeutet für ein KMU eine enorme Herausforderung. Gerade deshalb sollte ein Pflichtenheft schon zu Beginn des Projekts Klarheit schaffen, wohin der Weg führen soll – und doch wird nur zu häufig darauf verzichtet. Ein Interview mit ERP-Spezialist Marcel Lack von der Symbium GmbH.
Warum ist das Pflichtenheft so entscheidend bei der Evaluation eines neuen ERP-Systems?
M. Lack: Das Pflichtenheft ist die Basis für alle Phasen eines Einführungsprojektes, von der Evaluation bis zur Implementierung und Abnahme. Ich vergleiche seine Funktion auch gerne mit den Bauplänen für ein neues Gebäude. Wer baut schon ein Haus ohne entsprechende Pläne?
Was genau sollte im Pflichtenheft festgelegt werden?
M. Lack: Grundsätzlich muss ein Pflichtenheft eine Übersicht über die bestehenden Rahmenbedingungen des Unternehmens zulassen, aus organisatorischer wie aus Systemsicht. Die geplante Projektorganisation, die Meilensteine und das Verfahren der Evaluation erlauben dem Anbieter, sich ein Bild über die Absichten des Interessenten zu machen. Nicht zu vergessen sind die Projektziele. Ein interessanter Punkt in diesem Zusammenhang ist die finanzielle oder strategische Motivation für die Einführung einer neuen Business-Software. Die kritischen Erfolgsfaktoren heben diese hervor, entsprechend gross ist deren Stellenwert im Pflichtenheft. Als Hauptbestandteil stehen sicherlich die Anforderungen an das neue System im Vordergrund. Ein weiterer entscheidender Faktor ist die Prozesssicht. Erst sie erlaubt dem Anbieter, aber auch den Projektmitgliedern, den integralen Blick auf die Anforderungen an ein neues System.
Wie geht man die Erstellung des Pflichtenhefts an?
M. Lack: Hier gibt es zahlreiche Argumente für den Beizug externer Unterstützung. Die langjährigen Erfahrungen helfen die Kernpunkte von Geschäfts und ERP-Prozessen ins richtige Licht zu rücken. Der Erfahrungshintergrund aus vielen Kundenprojekten kann die Sicht auf eingefahrene Prozesse und Verfahren relativieren. Das Einbringen von neuen Aspekten kann so zu positiven Veränderungen beitragen. Obwohl »nur« das Tagesgeschäft im Pflichtenheft abgebildet werden soll, fehlt doch oft das Bewusstsein für Details und die diversen kleinen Abhängigkeiten in der Zusammenarbeit. Eine gute Diskussionsführung und gezielte Fragen sind hier elementar, damit die kernigen Punkte auf den Tisch kommen – Thema Betriebsblindheit. Einer neutralen Person ist es erlaubt, die heiligen Kühe im Unternehmen und kleine Königreiche in Frage zu stellen. Ein Punkt darf nicht ausser Acht gelassen werden: Das Erstellen eines Pflichtenheftes bindet Ressourcen. In der heutigen Zeit sind die Mitarbeitenden bereits gut bis sehr gut ausgelastet mit dem Tagesgeschäft. Besonders die tragenden Kräfte leiden an Überlast. Hier kann externe Unterstützung helfen, die Belastung zu reduzieren.
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Symbium GmbH Marcel Lack
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