Rubrik: ERP-Pflichtenheft

«Erst die Organisation, dann die Software!»

Die ERP-Software – für KMU ein Thema, mit dem sie ständig zu tun haben. Die Investition in ein System stellt jedoch eine Herausforderung dar, die keineswegs als alltäglich zu betrachten ist. Entsprechend schwer fällt es angesichts der Vielfalt der Anbieter und Lösungen auf dem Markt, sich überhaupt einmal einen groben Überblick über diejenigen Produkte zu verschaffen, die man in die engere Wahl ziehen sollte.

Um sich hier nicht im Dickicht zu verlieren, sollte man erst einmal die eigene Organisation genau unter die Lupe nehmen, rät ERP-Spezialist Marcel Lack. Im Interview mit Blickpunkt:KMU erläutert er, weshalb man so am sichersten zu der Lösung findet, die am Ende auch wirklich eine Unterstützung und nicht eine Last für die eigenen Mitarbeitenden bedeutet.

«Erst die Organisation, dann die Software» – können Sie diese Forderung etwas näher erläutern?

M. Lack: Das Bedürfnis nach einer neuen Business-Software hat ja einen Ursprung – sei es, dass Organisation nicht so funktioniert wie gewünscht, sei es, dass die vorhandene Software veraltet ist und deshalb nicht mehr unterstützt wird, oder sei es, dass Strukturveränderungen im Unternehmen danach verlangen. Bevor man nun in eine neue Software investiert, sollte man sich zwingend Gedanken über deren Einfluss auf die Organisation machen. Business-Software kauft man schliesslich nicht von der Stange wie ein Office-Paket, so funktionieren ERP-Systeme nicht. Aus meiner Erfahrung habe ich gelernt wie wichtig es ist, im Vorfeld zu definieren, welche Funktionen tatsächlich gebraucht werden. Ich stelle fest, dass Unternehmen oft glauben, einen einfachen Weg gehen zu können, indem sie sagen: Wir wollen den Alleskönner. Dieser kann aber vermutlich tatsächlich alles – ausser dem, was man am Ende wirklich braucht.

Grenzen erkennen

Wie geht man demnach besser vor?

M. Lack: Man sollte die Prozesse einmal unter die Lupe nehmen, zum Beispiel: Wie laufen Aufträge durch das Unternehmen, wie werden sie überhaupt akquiriert? Davon ausgehend findet man zur eigentlichen Kernfrage: Wie kann ein System diese Prozesse unterstützen? Viele Verantwortliche in Unternehmen haben die Wunschvorstellung, dass eine Software all das können beziehungsweise auf das reagieren muss, was sie just in diesem Moment im Kopf haben. Doch die Schnittstelle zum menschlichen Gehirn existiert noch nicht. Wir sprechen hier über die Grenzen eines Systems – oder besser gesagt die Erwartungshaltung in Relation zu diesen Grenzen. Ich höre regelmässig von Anwendern, dass sie sich ein System wünschen, das automatisch Listen bestimmter Daten erstellt. Oder bei bestimmten Ereignissen Meldungen absetzt. Dass dies manchmal möglich, in anderen Fällen aber aus technischen Gründen völlig undenkbar ist, ist den Anwendern oft schwer zu vermitteln. Deswegen muss von Beginn an genau definiert werden, auf welche Art die Software welche Prozesse abbilden und unterstützen soll......

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